همیاران دفاتر ترجمه رسمی که با چندین دفتر کار می‌کنند، با چالش‌های فراوانی در مدیریت زمان و وظایف خود مواجه هستند. حجم بالای کارها و نیاز به تحویل به‌موقع ترجمه‌ها باعث می‌شود که برنامه‌ریزی دقیق و منظم برای آن‌ها امری ضروری باشد. عدم برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند منجر به تأخیر در تحویل، کاهش کیفیت ترجمه‌ها و در نهایت از دست دادن فرصت‌های شغلی شود. در این میان، استفاده از یک دفتر برنامه‌ریزی جامع و کارآمد به همیاران کمک می‌کند تا وظایف خود را به‌صورت منظم و بهینه مدیریت کنند و با دیدی دقیق‌تر و جامع‌تر، عملکرد خود را ارزیابی و بهبود بخشند.
دفتر برنامه‌ریزی
سایت «آرگومنتی ایتالیچی» برای اولین‌بار با در نظر گرفتن این نیاز به طراحی و ارائه یک دفتر برنامه‌ریزی آنلاین مبتنی بر گوگل شیت اقدام کرده است. این دفتر برنامه‌ریزی شامل بخش‌های زیر است:
۱. صفحه داشبورد مدیریت حرفه‌ای
داشبورد این دفتر برنامه‌ریزی یکی از بخش‌های کلیدی آن است که به همیاران امکان می‌دهد تا نگاهی کلی و جامع به عملکرد خود داشته باشند. این صفحه شامل نمودارهای دایره‌ای است که انواع اسناد ترجمه‌شده را بر اساس حجم و تعداد نمایش می‌دهد و نمودارهای خطی که عملکرد ماهانه دفاتر مختلف را به تصویر می‌کشد. همچنین، آمار جامع عملکرد همیار در هر دفتر و محاسبه کارکرد تقریبی او در هر ماه به همراه مقایسه عملکرد او در دفترهای مختلف، به همیار کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کند و برای بهبود کارایی خود برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهد. وجود یک تقویم کاری سالانه نیز به همیاران این امکان را می‌دهد تا به‌طور دقیق‌تری وظایف خود را زمان‌بندی کنند و از تداخل کارها جلوگیری نمایند.
۲. صفحه کارکرد
صفحه کارکرد، بخش دیگری از این دفتر است که به طور اختصاصی برای مدیریت پوشه‌های دفاتر و زمان‌بندی ارسال آن‌ها طراحی شده است. در این صفحه، همیار می‌تواند مهلت ارسال، تاریخ ارسال، وضعیت پوشه، نام دفتر، نوع سفارش، تعداد و انواع اسناد و نیز هزینه تقریبی هر پوشه را ثبت کند.
۳. صفحه دستمزد
صفحه دستمزد یکی از بخش‌های کاربردی این دفتر برنامه‌ریزی است که با دریافت داده‌های مربوط به هر سند از همیار، به طور خودکار هزینه ناخالص ترجمه آن را محاسبه می‌کند.
۴. صفحه گزارش مالی
کاربردی‌ترین بخش دفتر برنامه‌ریزی صفحه گزارش است. این صفحه داده‌های لازم را از صفحه دستمزد استخراج می‌کند و با دریافت نام دفتر، نام ماه و درصد همیار، گزارش کاملی از درآمد ماهانه خود در دفتر مربوطه را دریافت کند. همیارهایی که هر ماه برای برخی از دفاتر ترجمه اکسل پر می‌کنند، بیشتر از هر شخص دیگری به اهمیت دریافت این گزارش‌های خودکار پی می‌برند.